6 Dicas para escolher uma impressora para a sua empresa

Escolher uma impressora para a sua empresa é uma decisão importante, pois pode impactar diretamente a produtividade e também os custos operacionais. Por esse motivo, conversamos com vários empresários e pedimos que compartilhassem algumas dicas sobre o tema. Seguem as nossas conclusões:

Tipo de impressora

O primeiro passo é definir qual equipamento melhor atende às necessidades da organização. Se sua empresa imprime grandes volumes de documentos em preto e branco, uma impressora a laser como os modelos da Ricoh pode ser a melhor escolha. Essas impressoras são conhecidas por sua alta velocidade, eficiência e baixo custo por página. São, por isso, ideais para ambientes com alta demanda de impressão. Além disso, oferecem maior durabilidade e menor necessidade de manutenção quando comparadas às impressoras jato de tinta.

Velocidade de impressão

Para empresas que precisam imprimir grandes volumes de documentos regularmente, a velocidade de impressão é outro fator vital. Nesse caso, avalie a medida de páginas impressas por minuto (o ppm) e verifique a capacidade da bandeja de papel, garantindo que o equipamento suporta o volume mensal necessário – algumas impressoras de escritório chegam a oferecer capacidades de até 30 mil páginas! Portanto, conhecer a demanda real da empresa é essencial antes de realizar a compra.

Conectividade da impressora

Nos dias de hoje, a conectividade é outro aspecto crucial. Certifique-se de que a impressora é compatível com os mais variados dispositivos, como USB, Ethernet, Wi-Fi ou Bluetooth. Para empresas que usam dispositivos móveis ou que possuem uma rede corporativa mais complexa, pode também ser vantajoso optar por um modelo que permita impressão em nuvem ou suporte a aplicativos móveis, como é o caso da Apple AirPrint ou da Google Cloud Print.

Manutenção a longo prazo

Embora o custo de aquisição seja importante, o valor de manutenção, especialmente, a longo prazo também deve ser considerado. Como já foi aqui mencionado, as impressoras a laser costumam ter custos operacionais mais baixos do que as a jato de tinta. Além disso, avalie o custo dos cartuchos de toner, sua durabilidade e, principalmente, sua facilidade de reposição.

Funções extras

Considere funcionalidades adicionais, como a possibilidade de fazer cópias, digitalizações ou enviar fax. Afinal, impressoras multifuncionais podem ser excelentes para as companhias que desejam otimizar o espaço e reduzir custos operacionais, já que oferecem diversas funções em um único equipamento. Outro recurso valioso é a opção de impressão duplex (frente e verso), pois além de acabar economizando papel, ainda contribui para a preservação do meio ambiente.

Segurança

No mundo corporativo, a segurança deve ser sempre uma prioridade. Verifique se a impressora possui recursos como autenticação de usuários, criptografia de dados e a possibilidade de restringir o acesso a determinadas funções. Esses recursos ajudam a proteger informações confidenciais e a reduzir o risco de impressões não autorizadas. As principais marcas, como Xerox, Ricoh e HP, oferecem modelos com esses recursos, os quais podem valer seu investimento, sobretudo a longo prazo.

Como você pode ver, ao escolher uma impressora para a sua empresa não deve considerar apenas o preço de aquisição. Como revelam outros empresários, é fundamental levar em conta outros fatores, como o volume de impressão, a conectividade, os custos operacionais, as funcionalidades extras e a segurança

Dicas de manutenção da impressora

Tão importante como saber escolher a impressora da sua empresa é, depois, saber cuidar dela. Afinal, manter a impressora em boas condições é essencial para garantir impressões de qualidade e prolongar a vida útil do aparelho. Confira alguns conselhos de manutenção úteis:

Para começar, desligue a impressora corretamente. Para isso, use o botão de energia, evitando a desconexão direta da tomada. Você vai ver como esse procedimento tao simples ajuda a proteger os circuitos internos contra picos de energia.

Realize uma limpeza externa e interna com frequência. Faça-a usando um pano macio, sem fiapos, para remover poeiras e resíduos. Se a impressora possuir cabeçotes de impressão, siga as orientações do fabricante para efetuar a limpeza de forma correta, evitando entupimentos e borrões.
Periodicamente avalie os níveis de tinta ou toner. Também é importante usar cartuchos originais e de qualidade comprovada para conseguir impressões nítidas. Ah, e evite expor os cartuchos a temperaturas extremas ou à luz solar direta, pois acabará comprometendo o desempenho e qualidade da tinta.
O mesmo quanto ao papel. Use papel de boa qualidade e adequado ao tipo de impressão. Conserve o papel em um local seco e arejado para evitar umidade. Também muito importante é respeitar os limites máximos de papel na bandeja. Só assim poderá prevenir falhas durante a impressão.
Não se esqueça de manter o software da impressora e os drivers atualizados. Essas atualizações são muito importantes para corrigir erros e melhorar a compatibilidade com o sistema operacional para assegurar um funcionamento mais eficiente.
E faça inspeções regulares dos mecanismos internos, como rolos e engrenagens.
Por último, sempre que notar algum barulho ou falha na impressão, consulte o manual do usuário ou chame um técnico especializado. Ignorar não vai ajudar e só pode fazer com que o problema aumente!